Análise e Solução de problemas ligados a gestão da informação de uma empresa Fictícia

Criar uma empresa atualmente pode ser um processo complexo em sua parte documental e estrutural, mas acredito que amadurecer uma empresa já estabelecida é uma etapa ainda mais difícil, devido ter que reestruturar processos muitas vezes consolidados, e mudanças podem causar problemas de aceitação das pessoas envolvidas no processo, para convencer sua eficácia, temos que nos apropriar de ferramentas que facilitam a demonstração e posteriormente organizam os processos de execução.

Case – Análise

Para demonstrar essa situação iremos utilizar uma empresa fictícia, e demonstrar as ações a serem tomadas.

Situação atual:

- Empresa situada no bairro de Santana, em um galpão que acomoda seus 15 colaboradores e foi fundada há 10 anos por duas amigas que queriam algo mais (espírito empreendedor);

- Os Kits mais lucrativos são compostos por peças personalizadas, levam maior tempo para serem produzidos (Cerca de 10 dias), e também consomem um alto tempo de negociação e definição do produto final (cerca de 10 dias). Enquanto que kits mais simples são rapidamente montados e trazem pouca margem para o negócio;

- A carteira de clientes é composta pela classe “A”, principalmente por pessoas físicas e escolas;

- Processo é totalmente manual, sendo suportado por planilha Excel, onde são anotados os clientes e pedidos, sem maiores controles para gestão;

- Não há controle de estoque e nem estudo sobre a linha de montagem;

- As ações de marketing limitam-se a propaganda em revistas especializadas e aparições em sites de promoções e no Google.

Método SWOT

A matriz de SWOT é uma importante ferramenta para iniciarmos o projeto

pois através dela podemos definir o que atualmente está sendo eficaz e o que

deve ser analisado para aplicar mudanças.

Método - BSC

Método – BSC

Dentro desse processo de construção separamos cada situação mapeada na matriz de SWOT e seus respectivos agentes.

Método – BSC

Após definidos cada processo, é verificado quais são as situações mais criticas e que são estratégicas para conseguir atingir as metas.

Case – Solução

Mapeado os processo críticos, baseados em seus objetivos são definidos os projetos de execução. É importante definir indicadores que ajudam a medir se os projetos estão atingindo suas metas, que são as define o resultado esperado.

Fidelização com o Cliente

Projetos:

- Programa de Fidelização

- Rede Virtual (programa de moedas para estimular o acesso às informações)

Indicadores:

- Quantidade de retorno de novos pedidos do mesmo cliente.

- Quantidade de brindes distribuídos por acesso ao portal. (rede virtual)

Metas:

- Divulgação do portfólio da empresa em 50% através da internet.

- Feedbacks da aceitação e satisfação da Empresa.

Alinhamento dos processos de Montagem

Projetos:

- Definir linha de montagem do kit. (Esforço e Máquina)

- Rever o operacional

- Personalizar kit

- Controle de qualidade

- Entrega do produto em tempo hábil.

Indicadores:

- Quantidade produzida

- Tempo de produção

- Quantidade de itens no kit

- Quantidade produzida

- Quantidade de recusa do produto na produção

- Tempo de entrega

Metas:

- Diminuir o prazo de entrega em 30% com o alinhamento dos processos.

Aprimoramento do relacionamento com cliente

Projetos:

- Criar canal de comunicação com cliente.

- Definir Processo de atendimento com CRM.

- Definir catalogo dos kits e Escopo do kit.

Indicadores:

- Quantidades de propostas.

- Quantidade de visitas

- Quantidade de pedidos

- Quantidade de reclamações

- Quantidade de itens

Metas:

- Aumento de comunicação com cliente em 70% através de portal, CRM, Sac...

- Na criação do escopo devo oferecer um Plus para arrecadar mais.

Definições de Processo de Execução

Para executar os projetos da melhor forma é necessário seguir processos dos quais precisam que todas áreas da empresa estejam motivadas e conhecendo os objetivos.

No passado, bastavam medidas contábeis e financeiras de desempenho, uma vez que ações que geravam bons resultados tendiam a permanecer efetivas com o passar do tempo.